Saiba como lidar com os fornecedores do seu evento

//Saiba como lidar com os fornecedores do seu evento

Saiba como lidar com os fornecedores do seu evento

Dividir para conquistar: esse deve ser seu lema se você trabalha com organização de eventos. Afinal, por mais competente que você seja, para dar conta de tudo o que é necessário em uma produção, você vai precisar de parceiros de qualidade. E, claro, você deve saber que encontrar bons fornecedores pode ser uma ciência pra lá de complexa. Para te ajudar nessa missão o Blog Tudo Sobre Eventos reuniu algumas orientações para de te ajudar a lidar com fornecedores do evento. Confira:

Dicas para lidar com fornecedores do evento

Nós sabemos que nenhum evento é igual a outro. Cada um tem suas particularidades e não há receita de bolo na organização de cada um deles. Sabemos, também, que cada fornecedor tem seu próprio método de trabalho — o que pode acabar dificultando sua vida quando você precisa gerir vários deles ao mesmo tempo. Mas não se preocupe. As dicas que preparamos para você podem ser aplicadas a qualquer um deles. Veja só:

1. Planeje-se

Fazer um evento sem se planejar é sinônimo de dor de cabeça – o mesmo vale para a contratação dos fornecedores. A melhor ferramenta para este momento? Um Planner! Com ele você vai ter mais clareza sobre tudo o que precisa, quem são as empresas que podem atender às demandas e quanto você pode gastar em cada item. Assim, nada sai do controle e você mantém tudo organizadamente registrado. Para baixar o seu Planner de Eventos agora é só clicar aqui.

Uma outra ótima dica é, ao escolher o espaço do seu evento, perguntar sobre os critérios para contratação de fornecedores. São exclusivos, parceiros, precisam estar credenciados ou é livre? Essa perguntinha mágica sanará grande parte de suas dúvidas e te dará um bom panorama de opções.

2. Atenção nos detalhes

Se você fez um bom plano para seu evento, você sabe exatamente quais são as peculiaridades ali existentes. Ao lidar com fornecedores do evento, você precisa estar munido de todas as informações referentes ao serviço para passar a eles: datas, horários, endereços, telefones, quantidades e muito mais. Só assim eles poderão atender às suas expectativas e demandas. Em alguns casos, em questões muito específicas, você pode precisar de orientações dos próprios fornecedores sobre quais dados buscar. Por isso, mantenha o diálogo aberto com todos eles. Fique atento: se o prestador de serviço não está preocupado com os pormenores, isso é um mau sinal. Um serviço de qualidade se preocupa com os mínimos detalhes.

3. Negocie sempre

Você já tem um planejamento pronto, sabe em detalhes do que precisa e já está em contato com possíveis parceiros. Então chegou a hora de negociar. Questões como prazos, valores e especificações dos serviços fornecidos precisam estar em pauta. Uma boa negociação deve ser boa para todos os envolvidos — inclusive para os fornecedores. Se eles não estão satisfeitos com o combinado, mas fecham o trabalho mesmo assim para não perder o cliente, você corre o risco de ter um serviço mal executado. Para evitar isso, faça um levantamento com algumas empresas da mesma categoria para ver quais são os valores e serviços normalmente praticados. Assim, você tem uma boa base para negociar com empresas qualificadas.

4. De olho no contrato

Considera o documento mera formalidade? No mundo dos eventos o contrato é a carta na manga dos espertos quando algo não sai como o planejado. Ele precisa ser o mais detalhado possível, incluindo tudo o que foi negociado, como:

  • especificações dos serviços prestados;
  • responsabilidades do contratante e do contratado;
  • valor do orçamento aprovado e formas de pagamento;
  • prazos de execução;
  • itens não inclusos no serviço;

Se qualquer problema surgir, você vai agradecer por ter feito m contrato com seus fornecedores, pode acreditar!

5. Cultive um bom relacionamento

Lidar com fornecedores do evento é uma arte que você precisa dominar. Essa é a dica principal! Cultivando bons relacionamentos, você garante parceiros que são verdadeiros aliados e poderão te salvar em momentos de sufoco. Sem contar que, a clientes antigos e especiais, costumam ser oferecidas negociações mais vantajosas. Um bom contratante é aquele que valoriza seus fornecedores desde o primeiro contato — estando preparado para dar as informações necessárias —até o fechamento de um contrato justo para todos.

Viu só como o trato com fornecedores pode ser repleto de relações agradáveis e de confiança? Se você planeja realizar um evento corporativo e ainda não sabe por onde começar, conheça o Rooftop 5. Solicite aqui um orçamento personalizado e comece hoje a planejar o seu evento de sucesso. Temos certeza que você também tem algo de muito legal para dizer para o mundo!

Por | 2018-10-03T09:43:49+00:00 3 de outubro de 2018|Organização de Eventos|0 Comentários

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