Espaço para eventos em SP: 5 dicas para escolher o local ideal

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Espaço para eventos em SP: 5 dicas para escolher o local ideal

Você sabe como escolher um espaço para eventos em SP? Durante a organização de uma ação, muitos profissionais focam em outras etapas do planejamento e deixam esse importante item para a última hora, ignorando o fato de que existem alguns pontos essenciais a serem avaliados na hora de decidir.

1. Defina a localização

Um dos pontos mais importantes de um evento é a localização. Isso porque o espaço escolhido pode influenciar positiva ou negativamente no resultado de sua ação. Portanto, essa decisão deve estar sempre focada em proporcionar a melhor experiência possível para os participantes.

Ainda na etapa de planejamento, defina algumas opções de espaços de acordo com o perfil do seu evento e do público que se pretende atingir. Embora muitos organizadores não o façam, é muito importante relacionar o local com o tipo de acontecimento.

localização vai dizer muito sobre o evento e, por esse motivo, é primordial optar por uma região ou um bairro que ofereça toda a estrutura necessária a seus participantes. Além disso, é essencial checar o entorno do espaço, de forma a evitar qualquer tipo de imprevisto.

2. Informe-se sobre a infraestrutura oferecida

Checar a infraestrutura oferecida pelo local é imprescindível para garantir o sucesso de seu evento. Isso porque, mesmo que o espaço não ofereça todo o equipamento necessário, você estará ciente de todos esses detalhes e poderá contratar o que for preciso com outros fornecedores.

O mais importante é ter uma conversa sincera com os locatários, entendendo e tomando nota de todos os itens e serviços oferecidos pela empresa contratada. Dessa maneira, você evita qualquer tipo de problema e situação constrangedora com palestrantes ou participantes.

Confira se a capacidade do espaço está de acordo com o número de participantes e a estrutura do seu evento, incluindo os locais para som e iluminação além da mobilidade das equipes que estarão trabalhando. Além disso, é importante checar:

  • as condições de uso dos banheiros e da cozinha;
  • as entradas e saídas de emergência;
  • as áreas de carga e descarga dos fornecedores;
  • a acústica do salão.

3. Atente à mobilidade e à segurança da região

Quando escolhemos um espaço para realizar algum evento, é preciso estar atento a muitos outros fatores além da estrutura e da beleza do local. Segurança, mobilidade e acessibilidade da região e de seu entorno são alguns deles.

Segurança e deslocamento

A área do evento é segura? Os participantes e fornecedores vão conseguir transitar por ela com tranquilidade? O espaço está preparado para receber pessoas com necessidades especiais? Todas essas perguntas precisam ser respondidas antes de se decidir se um lugar é adequado ou não.

Além disso, é preciso considerar o acesso e o deslocamento das pessoas até seu evento. O espaço oferece estacionamento? Existem táxis ou outras opções de transporte público no bairro? Os fornecedores conseguem chegar com facilidade às áreas de interesse? Caso haja necessidade, o local conta com alguma passagem para ambulâncias ou equipes médicas?

Informe-se sobre as estatísticas de violência da região e não deixe de contratar uma equipe especializada para reforçar a segurança mesmo em locais mais tranquilos. Alguns espaços oferecem esse tipo de serviço, mas é importante se certificar para evitar qualquer tipo de desentendimento.

Acessibilidade

Não se esqueça de checar o grau de acessibilidade em todas as entradas, nos banheiros e nos ambientes comuns, além das saídas de emergência. Para facilitar ainda mais a vida dos participantes, faça um mapa com as principais informações sobre a localidade e os meios de acesso.

4. Peça referências

Você já deve ter ouvido falar que o boca a boca é a melhor propaganda que existe, não é mesmo? Por isso, antes de fechar com qualquer fornecedor e, principalmente, decidir o local do seu evento, não deixe de consultar a opinião de outros clientes que já realizaram algum tipo de ação no espaço.

Embora sua opinião seja um fator decisivo para a escolha, pedir referências a conhecidos, familiares e demais fornecedores é a melhor forma de garantir uma decisão acertada. Assim, você terá um local de confiança, que ofereça um serviço de qualidade aprovada e comprovada por seus demais consumidores.

5. Cheque a qualidade dos serviços prestados

Já na fase de negociação e assinatura dos contratos, é imprescindível testar a qualidade dos serviços oferecidos. Dessa forma, é possível evitar surpresas desagradáveis durante o evento e ter tempo hábil para realizar todos os ajustes necessários com tranquilidade.

Confira todos os itens inclusos no pacote oferecido e, sempre que possível, cheque cada item pessoalmente. No caso dos serviços de buffet, é muito importante provar algumas opções do cardápio e as bebidas.

O mesmo é valido para músicas, equipes de garçons, assessoria e decoração. Certifique-se de que tudo esteja conforme o acordado com antecedência.

Ainda tem dúvidas sobre as melhores opções de espaço para eventos em SP? Solicite aqui um orçamento personalizado do Rooftop 5 & Centro de Convenções e comece hoje a planejar o seu evento de sucesso! Temos certeza que você também tem algo de muito legal para dizer para o mundo!

Por | 2018-09-26T12:29:19+00:00 8 de agosto de 2018|Organização de Eventos|0 Comentários

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