Como organizar um evento beneficente?

//Como organizar um evento beneficente?

Como organizar um evento beneficente?

Já pensou em organizar um evento beneficente? A lógica é praticamente a mesma de um evento corporativo. Entretanto, alguns cuidados extras podem fazer sim toda diferença. Confira:

Defina o seu objetivo

Antes de fazer qualquer outra coisa, é preciso decidir qual é, de fato, o objetivo do seu evento. Sua intenção será apenas angariar fundos ou este terá outra finalidade?

Talvez a entidade que será beneficiada busque, além do dinheiro extra para executar as ações necessárias, gerar publicidade ou encontrar novos parceiros. Esteja atento a cada um destes detalhes e defina metas relevantes e atingíveis.

É bastante comum que eventos beneficentes tenham mais de um objetivo. Portanto, o primeiro passo para o sucesso é descobrir quais são eles e qual a ordem de prioridade para cada ação.

Identifique o público-alvo do seu evento

Qual será o público-alvo do seu evento? Será aberto às pessoas em geral ou a um grupo específico, como empresários ou jovens profissionais? Para definir esse ponto, é necessário levar em consideração a razão e os objetivos do evento.

Por isso, após identificar as metas a serem alcançadas com a sua ação, será possível segmentar o público a ter atingido. Se o evento estiver sendo promovido por uma ONG, provavelmente já existe uma comunidade interessada. Mas se a organização for apenas empresarial, é preciso estar atento para que a seleção leve em consideração a missão, visão e valores da sua empresa.

Escolha um tema

Com toda certeza, seu foco é organizar um evento beneficente que seja interessante para o público. Por isso, pense em um tema que possa atrair a atenção das pessoas e que faça com que elas participem e convidem sua rede de contatos. Dentre as boas ideias estão:

  • jantares;
  • shows;
  • bazares;
  • corridas;
  • cafés da manhã ou da tarde;

Independentemente do tema escolhido, o importante é organizar atividades que engajem os participantes com a causa do evento.

Defina um local

A localização é um dos principais tópicos a serem considerados quando se organiza um evento. Esse é um dos fatores que contribuirá para a adesão do público e pode ser um diferencial para chamar a atenção das pessoas.

Lembre-se que, ao escolher o local, você deve ficar atento a fatores como dimensão da audiência, segurança, acessibilidade, alvará de funcionamento e o contexto cultural no o espaço está inserido.

Não se esqueça de fazer a reserva da data desejada com antecedência, já que em muitos espaços as datas mais nobres podem ser bastante disputadas.

Estabeleça o seu orçamento

Faça uma lista de todas as despesas necessárias para realizar o evento. Tá difícil? Utilize um Planner de Eventos. Assim é muito mais fácil ter tudo sob controle, sem esquecer nenhum detalhe!

Procure parcerias com fornecedores e profissionais que estejam alinhados à sua causa. Caso eles se identifiquem, é possível que aceitem oferecer o serviço ou produto sem cobrar ou por um valor simbólico.

Outra alternativa, para ter um fôlego no orçamento, é buscar patrocínios. Crie um Media Kit e ao entrar em contato com as empresas, mostre como essa pode ser uma boa oportunidade de negócios. Só não esqueça de buscar por empresas que se identifiquem com a causa do evento.

Crie um cronograma de ações

Após realizar as primeiras etapas do seu planejamento, é hora de tirar as ideias do papel e criar um cronograma completo com todas as ações a serem realizadas.

Junte a sua equipe em uma reunião, troque sugestões e planeje todos os detalhes do seu evento. Ao desenvolver um cronograma de ações que seja conhecido por todos os colaboradores, fica mais fácil manter a organização e gerenciamento das atividades e evitar imprevistos.

Cuide da divulgação

A divulgação é um dos pontos mais importantes na organização de um evento. Afinal, de nada adianta planejar uma ação impecável se ninguém comparecer, não é mesmo?

Abuse da internet para ampliar a divulgação do evento beneficente. Existem diversas opções para isso, você só precisa encontrar a que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo:

Outra alternativa é entrar em contato com jornais, emissoras de TV, rádio locais e assessorias de imprensa, explicando sobre o evento. Conte à imprensa sobre a sua causa. Isso pode chamar a atenção dos meios de comunicação para a realização da cobertura do evento.

Faça a venda de convites

O objetivo da divulgação é chamar a atenção e trazer mais participantes para o seu evento, certo? Mas todo esse trabalho será em vão se você não desenvolver formas eficientes para realizar a venda dos convites.

É preciso pensar no valor dos ingressos, nos canais de venda, no layout dos convites, dentre outras coisas. E, embora a maioria desses itens possa parecer ser apenas um detalhe, eles podem ser definidores para o sucesso ou fracasso do seu evento.

E ao organizar um evento beneficente que não tenha venda de ingressos, você também deve estar atento a informações importantes, como a distribuição dos convites ao controle da entrada e número de participantes.

E, atenção! É muito importante que o evento beneficente esteja alinhado aos valores que já são da sua empresa. Afinal, fazer de uma causa alheia a razão para própria propaganda é uma estratégia que quase nunca funciona e pode ter o efeito contrário ao esperado.

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Por | 2018-09-26T12:25:43+00:00 4 de setembro de 2018|Organização de Eventos|0 Comentários

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