Eventos corporativos de A-Z: o guia completo!

//Eventos corporativos de A-Z: o guia completo!

Eventos corporativos de A-Z: o guia completo!

Ao procurar novas maneiras de engajar os funcionários, atrair o público e atenção midiática, eventos corporativos são sempre ideias trazidas à tona. Com diversos formatos e objetos, eles permitem que diversos resultados sejam alcançados.

Então, desde festas de confraternização, passando por workshops até grandes congressos, os eventos corporativos são ótimos para alinhar toda a equipe e público, gerar visibilidade e possibilidades de negócios. Quer saber mais sobre o tema? Confira este guia completo!

Por que investir em eventos corporativos?

De forma simples, um evento corporativo é qualquer forma de evento, hospitalidade ou atividade social organizada ou financiada por uma entidade de negócios. Com essa definição ampla, o público-alvo de eventos corporativos pode ser igualmente amplo, incluindo: funcionários; membros da diretoria; stakeholders; clientes; potenciais clientes.

Vale mencionar que as empresas organizam eventos por vários motivos. Entre eles, estão: querer educar seu público; recompensar funcionários; motivar os colaboradores de forma geral; celebrar datas específicas (festa de fim de ano, aniversário da empresa etc.) e promover integração; dar início a novos planos e/ou fixar marcos importantes; treinar colaboradores para mudanças organizacionais. Para cada uma desta ocasiões, há um formato ideal de eventos.

Quais os principais tipos de eventos corporativos?

Abaixo, damos boas ideias de eventos corporativos e explicamos como organizar cada um deles e em quais situações são importantes.

1. Workshops

Workshop pode ser definido como uma aula de um especialista em um segmento específico que divide seus conhecimentos com os participantes. Com o formato de oficina, o evento é caracterizado pela abordagem prática, e não teórica, de assuntos.

Por exemplo: se você promove um workshop de gestão de mídias sociais para a equipe de marketing, é provável que eles não fiquem apenas escutando, mas fazendo ações referentes à aula, como aprender a usar um determinado programa. Assim, conceitos e teorias não são apenas aprendidos, mas também fixados por meio de tais atividades.

Dessa forma, esse tipo de evento constitui uma verdadeira troca — o público participa de forma ativa e, por isso, o conhecimento é assimilado conjuntamente. Tudo isso, por sua vez, também contribui para o entrosamento e a integração do time.

Além disso, o evento também pode ser feito para o público externo. Mas, nesse caso, como organizar o workshop? Entenda!

Selecione o tema

Primeiramente, pense um tema de interesse. O que sua empresa faz ou oferece que pode educar o mercado em relação a isso? Esse tema pode ser abordado de forma prática e em poucas horas? Leve tudo isso em consideração na hora da escolha.

Conheça seu público

Em segundo lugar, é muito importante que você volte a produção do workshop para um público específico. Ao ter uma perspectiva de interesse geral, contará com mais engajamento dos participantes. Por fim, isso fará com que você alcance o resultado desejado!

Defina valores

De acordo com o objetivo e o público-alvo, decida se o workshop será pago ou gratuito. Por um lado, se o evento contar com um palestrante de prestígio em sua área, o público for de médio a grande e a produção (buffet, decoração etc) for mais trabalhada, é possível que o ingresso tenha que ser pago.

Por outro lado, se o intuito é atrair um novo público ou fazer a divulgação de um serviço/produto, ao mesmo tempo que educa o mercado, por exemplo, o evento pode ser gratuito e organizado de forma econômica.

Escolha data, hora e local

Agora que você já tem as informações básicas do workshop (tema, público e valores), poderá definir data, hora e local do evento. Assim, poderá escolher uma localização de fácil acesso para o público-alvo e um horário que case com seus hábitos. Por exemplo, estudantes podem não estar livres no meio de semana, enquanto trabalhadores em horário comercial podem comparecer a eventos de seu interesse à noite.

Confira todos os equipamentos

Feito tudo isso, prepare uma lista de equipamentos necessários, como:

  • notebook;
  • caixas de som;
  • microfones;
  • projetores.

Lembre-se de verificar o funcionamento antes do início do workshop, bem como a infraestrutura do local. Assim, você evita imprevistos e atrasos para começar.

É válido mencionar, ainda, que workshops têm duração curta: podem levar oito horas (ou seja, um dia de trabalho) ou pouco mais que isso. Programe-se para tal!

2. Congressos

Um congresso tem como principal objetivo falar sobre um assunto específico. Com isso, o intuito é chegar a conclusões sobre o tema, tendências e também sobre o mercado em si.

Diferentemente do workshop, pode ter duração mais longa (cinco dias, por exemplo), já que o propósito é aprofundar o assunto em questão. Por isso, vale mencionar que apresenta boas oportunidades de branding em eventos.

Para que todos os dias sejam repletos de informação, o congresso pode contar com:

  • painéis;
  • seminários;
  • cursos e workshops;
  • palestras;
  • conferências;
  • mesas-redondas e outros.

Contudo, organizar um congresso a partir do zero pode ser bastante trabalhoso, já que são muitos detalhes a serem pensados em um evento desse porte. Por isso, aqui vão algumas dicas:

Crie um conceito

Todo evento começa com uma ideia, mas você precisa transformar ela em palavras e números. Afinal, em um evento robusto como o congresso, cada custo deve ser avaliado com cautela para que boas decisões sejam tomadas.

Então, para isso, comece com o básico: responda a perguntas como quem, o quê, quando, onde e por que da realização do evento.

Faça o planejamento financeiro

Depois do conceito criado, será necessário mapear todo o dinheiro a ser utilizado. Saiba de onde ele vem e para qual finalidade está sendo usado. Lembre-se, ainda, que a primeira parte dessa equação — ou seja, a receita — deve ser calculada no início do planejamento.

Por ser um grande evento, o congresso geralmente é pago. E só com informações como quem serão os palestrantes e a programação do evento é que você conseguirá estabelecer um preço. Então, tenha tudo isso em mente!

Acerte na escolha do local

Nesse ponto, você já tem uma previsão sobre quando o congresso será realizado e qual a quantidade média de participantes. Então, é hora de começar a procurar um local que comporte todo o evento.

Nesse momento, leve em consideração que a escolha do local também será determinante nos custos finais. Então, atente a pontos como:

  • o local exige que você use serviços internos (buffet, por exemplo) para realização do evento?
  • há os aparelhos necessários para a realização do evento?
  • a infraestrutura (cadeiras, mesas etc) é suficiente?
  • o acesso ao evento será fácil mesmo para pessoas que não conhecem a cidade?
  • caso as pessoas precisem de hospedagem, há hotéis próximos ou o local hospeda pessoas?

Cuide da divulgação

Mesmo congressos mais populares devem, efetivamente, divulgar o evento para garantir que todos os lugares sejam preenchidos. Afinal de contas, a participação é o fator mais importante para o sucesso do seu evento. Além disso, bons números podem virar oportunidades de patrocínio depois.

Assim, quanto mais pessoas se registrarem para participar, mais assessorias de imprensa estarão interessadas no evento, consequentemente, haverá mais cobertura e assim por diante.

Já que a proposta é atingir um grande número de pessoas, outra dica importante é contar com um sistema de cadastro online para facilitar no rastreamento de números, processamento de pagamentos e organização geral dados.

Tenha um site

Com tudo isso feito, é hora de pensar nos detalhes do site do congresso. Por isso, confira algumas boas práticas quando o assunto é apresentar o evento online de forma chamativa:

  • inclua mapas do congresso e quaisquer mídias que ajudem os participantes a transitarem no evento;
  • apresente, também, o layout geral de cada sala;
  • explique como será a distribuição de alimentos e bebidas;
  • apresente um itinerário do evento;
  • disponibilize a programação do congresso;
  • por fim, imagine como os participantes pensarão e agirão em cada ponto do dia (e quais serão suas principais dúvidas). Assim, deixe essas respostas disponíveis no site para que eles não tenham problemas.

Pense em como gerenciar exposições

Geralmente, congressos também contam com áreas de exposição ou salão de convenções para que patrocinadores e/ou vendedores promovam seus produtos — e essa pode ser uma oportunidade de lucro. Assim, leve isso em consideração e organize esse espaço com cuidado. Certifique-se de que todas as necessidades de todos os exibidores sejam supridas para que não haja nenhuma surpresa desagradável.

3. Seminários

Um seminário tem o objetivo de fomentar discussões amplas sobre o tema em questão e, assim, entregar ao participante uma visão holística sobre o assunto. Para tanto, esse tipo de evento conta com debates, palestrantes e apresentações.

No mundo corporativo, o seminário busca chegar a conclusões sobre o assunto tratado e facilitar a tomada de decisão, diferentemente de um seminário acadêmico. Para que um evento desse tipo seja bem-sucedido, ele deve:

  • investigar as causas do tema proposto;
  • estudar possibilidades;
  • analisar dados;
  • compreender a situação de maneira detalhada;
  • propor alternativas e soluções para questões levantadas.

Por tudo isso, o seminário é uma ótima forma de entender por que certas metas não foram batidas, por exemplo. Mas como organizar o evento? Confira um passo a passo:

  • escolha o tema a ser estudado;
  • convoque os participantes necessários para o estudo em conjunto;
  • indique dados e levantamentos que devem ser levados para o encontro;
  • proponha leituras complementares, para que todos estejam na mesma página;
  • proponha exercícios com perguntas estratégicas para que todos possam refletir sobre o assunto em questão;
  • crie planos de ação;
  • faça um follow up com todas as ações propostas.

4. Feiras

Feiras são ótimas oportunidades de usar eventos como ferramentas de marketing. Isso porque são uma forma de expor produtos e serviços para o público, além de mostrar o valor daquilo que é oferecido. Tudo isso, por sua vez, gera oportunidades de negócios.

Assim, as feiras podem ser voltadas para os mais diversos temas, desde fins culturais a comerciais. Por isso, sua organização requer atenção aos detalhes, criatividade e planejamento estratégico. Entenda os principais pontos para fazer esse evento acontecer:

  • escolha de um local de grande porte;
  • análise de todas a peças necessárias (como há expositores, é preciso levar isso em consideração);
  • venda dos estandes;
  • seleção do buffet, que suprirá grandes quantidades de alimento;
  • captação de patrocinadores;
  • divulgação massiva, com uma campanha publicitária bem estruturada;
  • equipe de suporte no local para ajudar na organização, no registro de participantes e direcionamentos.

Levando tudo isso em consideração, será possível organizar um evento com toda a estrutura necessária.

Os resultados? Muitos leads para serem trabalhados! Afinal de contas, as feiras possibilitam ótimas chances de aumentar a visibilidade de uma empresa e ainda proporcionam o contato direto entre a marca e o público externo.

5. Palestras

Palestras empresariais podem servir para diversos motivos: conscientizar funcionários acerca de temas importantes, como saúde e segurança no trabalho, ou prestigiar um grupo em uma data especial, como algo voltado para o empoderamento feminino em comemoração ao Dia Internacional da Mulher, por exemplo.

Também é possível inserir palestras dentro de outros eventos (workshop, congresso, seminário). Assim, basta pensar qual mensagem quer ser passada e organizar tudo. Como fazer isso? Saiba mais abaixo!

Duração, expectativa e resultados

Não pense que uma palestra boa significa uma palestra longa. O que define a qualidade desse evento é a relevância das informações apresentadas. Além disso, tenha em mente que as palestras servem para contextualizar assuntos e não ensinar detalhes.

Contratação do palestrante

Qual é o tema da palestra? Com isso previamente definido, é possível começar a escolha do profissional adequado aos seus objetivos.

Para palestras técnicas, prefira pessoas com especialização na área em questão. Caso contrário, a apresentação pode se tornar redundante. Já para confraternizações, opte por palestrantes motivacionais e que entretenham a plateia. Nesse caso, profissionais como mágicos, atores e comediantes podem ser boas opções, mas busque por referências.

Preço

É muito importante frisar que o valor mais baixo não deve ser um quesito para a escolha do palestrante. Por isso, mesmo que tenha um orçamento reduzido, busque um profissional que esteja dentro do valor, e não abaixo.

Afinal, muitas pessoas dedicarão tempo para escutar, então esse momento precisa valer a pena!

6. Confraternizações e comemorações

Quando falamos em evento corporativo a maioria das pessoas pensa nas festas e confraternizações. E não estão erradas! Esse também é um evento fundamental para empresas, já que promove a valorização do funcionário e a integração do time. Mas como fazer a organização? Veja algumas etapas importantes para você planejar o evento corporativo sem falhas.

Pense nos detalhes

Antes mesmo de começar o planejamento, você precisa determinar os detalhes básicos. Quando será? Qual é a ocasião? Quantas pessoas vão à confraternização?

Depois de saber cada resposta, você pode começar a descobrir o resto. Afinal, não é possível planejar um evento sem saber quem, o quê, quando, onde e por quê!

Determine um orçamento

Quanto pode ser gasto na festa? Antes do planejamento continuar, é preciso saber essa resposta. Se, por exemplo, seu orçamento para evento corporativo for de R$ 15.000,00, comprometa, no início, cerca de R$ 10.000,00. Assim, haverá uma quantia sobrando para qualquer questão que surgir inesperadamente.

Essa é uma boa prática porque, se você comprometer todo o orçamento, corre o risco de estar sem dinheiro para resolver qualquer pendência. Lembre-se que, como a maioria dos eventos, algo sempre pode acontecer — um aumento na lista de convidados, um pedido de comida etc. Assim, algum dinheiro no caixa faz com que a organização seja mais tranquila.

Escolha um tema

A confraternização conta com um tema? E como serão os drinques? Os convidados precisarão de fantasias? As comidas serão servidas por garçons ou no estilo self service?  Antes de começar a procurar um espaço e um buffet, você precisa estruturar o que espera do evento. Quanto mais você souber, mais seu fornecedor poderá ajudá-lo nessa missão.

Além disso, ao fazer esse planejamento, você vai descobrir outros detalhes, como qual tipo de equipamento, mesas e cadeiras serão necessários para a realização da festa.

Encontre um local

Encontrar um local para evento pode ser uma tarefa complicada, pois é preciso pesquisar preços e negociá-los, o que demanda algumas reuniões. Por isso, programe-se para gastar algum tempo com essa etapa da organização.

Para tais negociações, esteja preparado. Aqui vão algumas perguntas a serem feitas para locais de festa e buffets:

  • quantos funcionários estarão trabalhando no evento?
  • vocês contam com um fornecedor próprio?
  • se não, indicam algum fornecedor?
  • quantas horas de evento serão possíveis?
  • a mesa, as cadeiras e o equipamento estão inclusos?

Seja minucioso ao fazer perguntas e entenda cada detalhe para que nada esteja aquém do planejado — afinal de contas, o mercado de eventos é preparado para atender a essas demandas.

Escolha um fornecedor

Agora a melhor parte! É hora de escolher o buffet e, consequentemente, provar tudo aquilo que os convidados vão comer. Alguns argumentam que, além do local, a comida é o aspecto mais importante, então escolha sabiamente.

Dependendo do tema, você pode escolher um fornecedor de acordo. Se as bebidas forem drinques, por exemplo, é comum combiná-los com aperitivos e canapés. Se você está fazendo um jantar, como é melhor servi-lo? Em pratos prontos ou cada convidado pode fazer o seu? Se escolheu refrescos leves, que tipos de alimentos você quer? Sanduíches e saladas ou uma refeição quente?

Para festas empresariais, tanto o estilo buffet quanto o serviço de garçons funciona bem. Então cabe avaliar o comportamento do público em questão.

Aposte no entretenimento

Pense em algo que pode divertir os convidados. O que é melhor, um DJ ou uma banda?

Dependendo do teor da festa, também pode haver concursos e brindes, talvez até um prêmio. Além disso, providencie lembrancinhas da empresa, como fones de ouvido, chinelos, canecas etc.

Programe a logística

A organização é sua melhor amiga e ter tudo programado vai salvá-lo de qualquer contratempo. Saiba quando seus fornecedores chegarão e tenha uma programação clara para o evento. Além disso, certifique-se de que a equipe saiba comunicar qualquer imprevisto. Um evento impecável é aquele que é cuidadosamente pensado e planejado!

Envie os convites e… aproveite!

Quando você enviar convites, verifique se tem todas as informações relevantes para os participantes incluídos. Deixe-os saber onde estacionar, qual código de vestimenta, estilo de evento, informações de acomodação e até transporte público, se necessárias. Caso faça sentido, envie também a programação do evento.

Se você precisar de confirmações, tente usar serviços online que rastreiam RSVP para facilitar e simplificar o registro de todos. Você pode usar serviços gratuitos para isso, como o Formulários Google, e também aplicativos para quem trabalha com eventos.

Qual a importância de realizar eventos corporativos na empresa?

Eventos corporativos podem ser realizados com as mais diversas finalidades e para buscar diferentes resultados. Mas qual a importância de realizá-los em sua empresa? Quais os benefícios? Entenda!

Alinhar todos os funcionários

Um evento corporativo proporciona momentos de treinamento para sua equipe. Então, se você está lançando um novo produto, pode familiarizar o time sobre a forma como ele funciona.

Seguindo essas dicas, você garante que tudo saia conforme o esperado e, assim, gere confiança na equipe, pois eles saberão as novidades da empresa antes do público externo.

Motivar o time

Esse benefício está diretamente ligado ao anterior. Isso porque todo mundo quer se sentir apreciado, e um evento corporativo é uma ótima maneira de deixar seus valiosos funcionários saberem que você honra o trabalho duro e a dedicação deles.

E há várias formas de mostrar isso: um evento de premiação é ideal para empresas tradicionais, mas, por outro lado, se você estiver em um campo mais informal, como empresas de jogos ou software, pode ser necessário pensar fora da caixa. Para isso, conte com a criatividade para organizar um evento divertido, que tenha a cara do seu público e faça-o sentir valorizado.

Aumentar a produtividade

Funcionários felizes são funcionários produtivos — e não há melhor maneira de manter sua equipe motivada do que organizando um evento corporativo!

Já que aulas, treinamentos, workshops e mesmo confraternizações ajudam os funcionários a se unirem em torno da visão da empresa. Além disso, permitem que pessoas de todas as áreas aprendam mais uns sobre os outros.

Engajar os públicos interno e externo

Eventos corporativos também ajudam a construir a marca de uma empresa. Aqueles voltados para o público externo, como já mencionamos, podem auxiliar na venda de produtos, educação de mercado e branding.

Eventos internos, por outro lado, são ótimas ações de endomarketing e refletem positivamente no engajamento dos funcionários. Além disso, as celebrações, em geral, levam a um aumento nos sentimentos positivos dos funcionários em relação à empresa, o que fomenta a produtividade.

E, por fim, equipes produtivas são um dos principais impulsionadores do sucesso em seus negócios. Isso, por si só, já é um grande motivo para realizar um evento corporativo, não é?

Viu só? Com todas essas dicas e vantagens, fica mais fácil para você planejar seus próximos eventos corporativos. Solicite aqui um orçamento personalizado do Rooftop 5 & Centro de Convenções e comece hoje a planejar o seu evento de sucesso! Temos certeza que você também tem algo de muito legal para dizer para o mundo!

Por | 2018-09-26T12:26:50+00:00 15 de agosto de 2018|Eventos Corporativos|0 Comentários

Sobre o Autor:

Deixe seu Comentário